Kepala Badan Pertanahan Nasional (BPN) Sofyan Djalil mengatakan kebijakan ini ditujukan untuk meningkatkan indikator berusaha dan pelayanan kepada masyarakat serta mewujudkan pelayanan pertanahan berbasis elektronik.
Dengan demikian, kelak semua sertifikat tanah akan berbentuk sertifikat tanah elektronik.
Kebijakan atau aturan ini ada dalam Pasal 16 Peraturan Menteri (Permen) Agraria dan Tata Ruang/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik.
(1) Penggantian Sertifikat menjadi Sertifikat-el termasuk penggantian buku tanah, surat ukur dan/atau gambar denah satuan rumah susun menjadi Dokumen Elektronik.
(2) Penggantian Sertifikat-el sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dicatat pada buku tanah, surat ukur dan/atau gambar denah satuan rumah susun.
(3) Kepala Kantor Pertanahan menarik Sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantor Pertanahan.
(4) Seluruh warkah sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dilakukan alih media (scan) dan disimpan pada Pangkalan Data.
Baca: Semua Sertifikat Tanah Asli Akan Ditarik Mulai Tahun Ini, Digantikan Sertifikat Elektronik
Pada ayat 3 ada pernyataan bahwa "Kepala Kantor Pertanahan (Kantah) menarik Sertifikat untuk disatukan dengan buku tanah dan disimpan menjadi warkah pada Kantah".
Namun, penarikan sertifikat lama untuk digantikan dengan sertifikat elektronik dilakukan ketika seseorang dengan sukarela datang ke Kantor Pertanahan (Kantah).
Hal ini dipastikan oleh Kepala Pusat Data dan Informasi Tata Ruang Lahan Pertanian Pangan Berkelanjutan Kementerian ATR/BPN, Virgo Eresta Jaya, Selasa (2/2/2021).
"Jadi, definisi di pasal yang kata-katanya "menarik" itu saat orangnya datang secara sukarela ke BPN, ya sama BPN ditarik lah sertifikat, tepatnya diserahkan, lalu kami ganti dengan elektronik," kata Virgo.
Selain itu, pergantian sertifikat analog menjadi elektronik dilakukan saat seseorang melakukan transaksi jual-beli. Pada saat jual-beli tentu akan dilakukan pendaftaran ke BPN.
Baca: Tak Dipungut Biaya, Ini Syarat dan Proses Mengurus Sertifikat Tanah Secara Gratis di Indonesia
Oleh karena, penjual menukarkan sertifikat lama dan pembeli mendapatkan sertifikat baru dalam bentuk elektronik.
Ketentuan terkait penggunaan sertifikat elektronik tertuang dalam Permen ATR/Kepala BPN Nomor 1 Tahun 2021 tentang Sertifikat Elektronik.
Melalui peraturan tersebut, pelaksanaan pendaftaran tanah yang sebelumnya dilakukan secara konvensional dapat dilakukan secara elektronik, baik itu pendaftaran tanah pertama kali maupun pemeliharaan data.
Hasil pelaksanaan pendaftaran tanah secara elektronik ini nantinya berupa data, informasI, dan atau dokumen elektronik.
Data itu merupakan data pemegang hak, data fisik, dan data yuridis bidang tanah yang valid dan terjaga otentikasinya.
Produk dari pelayanan elektronik ini seluruhnya akan disimpan pada Pangkalan Data Sistem Elektronik.
Baca: 2 Sertifikat Tanah Presiden Jokowi Hilang, Begini Kronologinya
Dengan sertifikat elektronik yang tersimpan di database, masyarakat pemilik tanah bisa mencetak sertifikat miliknya kapan saja dan di mana saja.